Razvojno izobraževalni center Novo mesto je javna ustanova, zato je večji del načina poslovanja predpisan s strani države, zato samega poslovnega procesa ni bilo moč spreminjati v večjem obsegu.
Hiter razvoj informacijske tehnologije v zadnjih letih je omogočil hitre spremembe v načinu poslovanja tako znotraj organizacije, kakor tudi poslovanja s poslovnim partnerji, zato je organizacija sprejela odločitev, da se sam poslovni proces informatizira, pri tem pa se upošteva zakonske določbe. To je omogočila tudi sprememba zakonodaje, ki je odpravila možnost vodenja nekatere dokumentacije v papirni obliki in nadomestila elektronsko vodenje (redovalnica, prijavnice, izobraževalni načrti, evidence …). Potrebno je bilo nabaviti aplikacijske programe, ki bodo učinkovito podprli poslovne procese ter zagotoviti avtomatske funkcije, ki učinkovito podpirajo poslovni proces. Stroški nabave so bili, v primerjavi s stroški ne uvedbe aplikacije v organizacijo, bistveno manjši. S pregledom ugotavljanja dejanskega stanja opravljanja delovnih procesov in primerjava z aplikacijsko podprtimi procesi, se je uvedel sistem spremljanja in poročanja o porabljenem času za opravljanje posameznih delovnih procesov in predlogov za racionalizacijo.
Z uvedbo aplikacije so se bistveno skrajšali delovni postopki, ki so pripomogli k zmanjšanju stroškov dela, hkrati pa se je zmanjšala možnost napak pri opravljanju dela.
Na tržišču ni bilo primerne aplikacije, zato je bilo na Razvojno izobraževalnem centru Novo mesto potrebno izdelati novo programsko opremo za evidentiranje in spremljanje udeležencev izobraževalnih programov ter za posredovanje teh podatkov financerjem naših dejavnosti. Do uvedbe se ni uporabljala nobena aplikacija za te namene. Sistem je bilo potrebno nujno spremeniti in prenesti v računalniško okolje, saj so bile izgube časa z iskanjem podatkov prevelike.
Pri razvoju programske opreme je Razvojno izobraževalni center še precej zaostal. Predolgo je namreč vztrajal na zastarelih aplikacijah. Zaposleni niso poznali nobenih metod in metodologij, s katerimi bi si pri prenovi aplikacij lahko pomagali. Zanašali so se lahko samo na iznajdljivost in znanje posameznikov. Znano je bilo, da se lahko programska oprema nabavi ali pa se njeno izdelavo naroči. Pri prvem načinu dobimo tisto, kar je proizvajalec predvidel, da bo ustrezalo večini uporabnikov. Ker pa vedno ni tako, saj imajo določeni uporabniki specifične zahteve, je bilo potrebno programsko opremo za te uporabnike prilagoditi oziroma izdelati novo.
Sam poslovni proces ni bil bistveno spremenjen, vendar pa je bil informatiziran do meje, ki jo določa zakonska podlaga. Pred uvedbo se je večina dokumentacije vodila 'papirno', evidentiranje in spremljanje se je izvajalo 'ročno' s pomočjo tabel, prijave so se zbirale telefonsko ali z vpisom v evidence. Tako je prihajalo do podvajanja podatkov, evidence med sabo niso bile povezane, posledično so bile neažurne, ravno tako pa tudi ni bilo moč zagotoviti sledljivosti. Z informatizacijo so se te zadeve odpravile (http://www.ric-nm.si/projekti).
Ni komentarjev:
Objavite komentar