8. OPIS POSTOPKOV

Program se imenuje SNIPI (pomeni spremljanje, nadzor izvedbe programov izobraževanja). Oseba se vključi v izobraževanje na podlagi pristopne izjave, s katero se pridobi vse potrebne podatke in podpiše pogodbo o izobraževanju. Na podlagi oddanih dokazil o predhodnem izobraževanju se ji pripravi izobraževalni načrt. V aplikacijo se torej vnesejo vsi podatki o udeležencu (ime in priimek, naslov, telefonska številka, e-mail, podatki o predhodnem izobraževanju, podatki o financiranju šolnine, način obveščanja, določi se letnik v katerega je oseba vpisana, predmetnik in obveznosti, podatki o načinu plačila in višina šolnine, vpišejo se izvajalci posameznih predmetov, izpitni roki, ocene opravljenih izpitov).

Program vsebuje tudi e-indeks, ki je nameščen tako, da lahko udeleženci preko svetovnega spleta, s svojim osebnim uporabniškim imenom in geslom, vstopajo in pregledujejo svoje podatke (ocene), gradiva in obvestila. Omogoča tudi prijavo in odjavo na izpit.

Program omogoča izpisovanje prijavnic na izpite, omogoča izdelovanje nalepk, seznamov, omogoča obveščanje udeležencev preko sms sporočil in e-pošte, omogoča izpisovanje spričeval in obvestil o opravljenih obveznostih, prav tako matične liste, potrdila o vpisu in tudi razno razne statistike na obrazcih, ki jih predpisuje statistični urad RS.

S pridobitvijo omenjenega programa se pridobi beleženje vseh udeležencev izobraževalnih programov, ki jih izvajamo na RIC-u. Dostop do aplikacije se omogoči vsem zaposlenim z dodelitvijo uporabniškega imena in gesla. Prav tako se dodeli pravice o vnašaju in branju podatkov. Podatki morajo biti vneseni pravočasno in pravilno, podatki se trajno hranijo na serverju, ki je nameščen na RIC-u.

Na osnovi opisa podatkov se je pripravil podatkovni model. Podatkovni model je pripravil informatik. Definirale so se vse tabele in šifranti. Za vsako tabelo oz. šifrant se je pripravila tabela z opisom atributov, formatom atributa, opisom atributa, določitvijo obveznega vpisa in opombami.

Sprejeta je bila tudi odločitev, da mora biti aplikacija funkcionalna ter enostavna za uporabo. Ravno tako ohranijo svojo funkcionalnost standardne Windows tipke in kombinacije tipk. Ekranski vmesnik je namenjen samo prikazu ter približni razvrstitvi podatkov, ki jih želimo prikazati. Izvedba samega vmesnika je prepuščena programerjem, možna so tudi večja odstopanja od same zasnove.

Ker je RIC javni zavod, je moral pri naročilu upoštevati postopke po Zakonu o javnem naročanju, zato je za naročilo aplikacije izvedel postopek z zbiranjem ponudb. Razpis je vseboval povabilo k oddaji ponudbe. Povabilu k oddaji ponudbe so se odzvala tri podjetja, kot najugodnejše se je izbralo podjetje Dejan Dular s.p.

Poleg opisov vseh postopkov, definicij podatkov in izdelanega podatkovnega modela, se je za pomoč pri programiranju za vsak proces napisala še specifikacija zahtev, ki je na krajši način programerju predstavila, kaj se od aplikacije pričakuje.

Na osnovi razpisne dokumentacije in funkcijskih specifikacij je zunanji izvajalec pričel s programiranjem aplikacije. Dogovorjeno je bilo, da se v testiranje dobijo verzije po posameznih sklopih (prijava osebe, prvi intervju, zaposlitveni načrt …), ki se testirajo in javljajo napake. Prejeti popravki se ponovno testirajo do verzije, ki izpolnjuje vse zahteve. V času programiranja se z izvajalci tesno sodeluje in glede na napredovanje tudi prilagaja oz. spreminja zahteve. Predloge za izboljšanje smo velikokrat prejeli tudi od izvajalcev, ki so videli boljše rešitve, kot smo jih predlagali sami. Čas programiranja se je zaradi tega tudi podaljšal, vendar je to bilo na račun boljše kvalitete aplikacije.

V testiranje smo nove verzije aplikacije dobivali po sklopih. Najprej smo v testiranje dobili postopek prijave brezposelne osebe v evidenco, nato postopek izvajanja prvega intervjuja itd. S testiranjem smo preverjali, če so vse zahtevane funkcionalnosti vključene v program in če delujejo pravilno oz. tako, kot smopričakovali. Napake so bile takoj javljene in z novimi verzijami odpravljene.

Pripravili smo tudi usposabljanja za vse uporabnike (približno 25 uporabnikov), zanje pa smo napisali tudi priročnik. Čeprav je bilo dogovorjeno, da priročnik pripravi izvajalec, smo ga vseeno pripravili sami, saj vanj niso bila vključena samo navodila za uporabo aplikacije temveč tudi vsebinska pojasnila. Poleg tega bi samo pisanje priročnika izvajalcem vzelo preveč časa.

SNIPI je sestavljen iz treh ločenih, a vendar medsebojno povezanih delov: omogoča spremljanje udeležencev v izobraževalnih programih (tečaji seminarji, delavnice …), spremljanje udeležencev v šolskih programih (osnovna šola, srednja šola …) ter e-indeks – prijava na izpite in pregled ocen preko interneta (http://www.zveza-lu.si/projekti/snipi).